Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях: как правильно вести, чем отличается от коммерческого учета, как правильно формировать отчетность. Из данного материала вы узнаете все нюансы работы с бюджетными поступлениями, правила отражения операций в проводках и особенности сдачи отчетов.
Бухгалтерский учет в коммерческих и государственных организациях имеет общую основу, общие принципы и законодательную базу. Но есть и различия: бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях отличается методами, которые используются при формировании счетов и проводок. Работа с государственными деньгами – ключевой фактор, порождающий различия в методике.
Бухгалтерский учет в государственных учреждениях основан на работе с бюджетной сферой и имеет дополнительные нормативно-правовые акты (не применимые к коммерческим организациям) и требования к отчетности. В бюджетной сфере ведется тотальный контроль за всеми операциями. Это необходимо учитывать при организации отчетности.
Не каждое некоммерческое учреждение можно назвать бюджетным, в законе выделено порядка 30 разных форм некоммерческих учреждений. Точно также не каждое государственное или муниципальное учреждение является бюджетным – существуют автономные, казенные и, собственно, бюджетные организации (Закон № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»). Разница проявляется в нюансах — методы работы, задачи, способы финансирования и т.д. В данном материале речь пойдет строго о бюджетных компаниях.
Госпредприятия имеют различия, которые выражаются в методах работы с поступающими от государства и собственными средствами. В частности, казенные предприятия не могут распоряжаться полученной от коммерческой деятельности (в разрешенных по закону объемах и формах) прибылью в своих целях, они обязаны отдавать их в счет дохода государства. Это не касается других форм. Бухгалтерский учет в казённых учреждениях должен учитывать этот фактор.
При работе с документами и бухгалтерией следует понимать, чем бюджетники отличаются от прочих форм организации государственного предприятия.
Бюджетное учреждение (бюджетная государственная организация) – это некоммерческая организация, созданная РФ или ее субъектом для оказания услуг (обслуживания) населения. Основная сфера работы — образование, медицина, культура и досуг и т.д. Такое предприятие на государственные деньги оказывает услуги или производит работы по заказу государственных органов. Источником средств могут быть различные субъекты РФ. Основная задача бухгалтерского учета в бюджете – точное отражение передвижений и расходования полученных от государства денег.
Бюджетное учреждение по закону может вести коммерческую деятельность, доход от которой используется на собственные нужды. Однако основной источник финансирования – государственные и муниципальные субсидии. Коммерческая составляющая строго контролируется и не может превышать определенный процент от общего дохода.
Учреждение причисляется к бюджетной форме на основании решения уполномоченного органа, а также на основании учредительной документации, где указана форма организации.
Бюджетный учет – единая государственная упорядоченная система сбора, обработки (регистрации) и обобщения информации о состоянии финансовых и нефинансовых активов РФ и ее субъектов. Термин «бюджетный учет» часто применяется в отношении бюджетных учреждений, но это не совсем верно. Согласно закону бюджетный учет ведут казенные госучреждения, а вот остальные занимаются бухгалтерским учетом. Эти понятия не следует смешивать, так как существует различие в методах работы.
План счетов (ПС) – полный перечень используемых при работе с бухгалтерской отчетностью в бюджетной организации счетов.
Перечисленные счета используются для учёта бюджетных и внебюджетных источников финансирования. ПС для государственной компании существенно отличается от аналогичного в коммерческих организациях, на это следует обратить особое внимание.
Правила работы с отчетностью в бюджете описаны в официальном документе: едином Плане счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений №174н и Инструкции к нему.
Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, прописанные в данном приказе, позволяют унифицировать работу всех учреждений и сделать процесс учета государственных денег максимально прозрачным.
Номер каждого счета в рамках ПС состоит из двадцати шести разрядов и формируется по следующей схеме: 1-17 – классификатор поступления (и выбытия) денежных средств, 18 – вид деятельности организации, 19-21 – код синтетического счета ПС, 22-23 – код аналитического счета ПС, 24-26 — код классификации операций сектора государственного управления (вид поступления).
В номер счета ПС включен код классификации, который позволяет проводить мониторинг передвижения государственных денег. План счетов бухгалтерского учета содержит порядка двух тысяч доступных счетов, однако на практике бухгалтеры пользуются далеко не всеми. Для текущей деятельности предприятие разрабатывает собственный ПС, в который входят только те счета, которые необходимы в процессе работы.
В работе учреждения активно используются счета, входящие в следующие группы:
• Нефинансовые активы. Основные средства учреждения, его нефинансовые активы. План счетов бухгалтерского учета бюджета, в отличие от ПС коммерческих организаций, содержит отдельный счет для вложений в материальные запасы.
• Финансовые активы. Операции с депозитами, акциями, ценными бумагами и т.д. Здесь же – работа с дебиторскими задолженностями.
• Обязательства. Расчет со сторонними поставщиками и подрядчиками, операции по работе с кредиторами.
• Финансовый результат. Информация о финансовых итогах деятельности учреждения: доходы-расходы, годовые итоги и т.д.
• Санкционирование расходов. Учет государственных вливаний и обязательств.
Обращаем ваше внимание, что закон разрешает органам государственной власти и другим уполномоченным органам введение дополнительных разрядов в код аналитического счета ПС в случаях, когда это необходимо внутренним пользователям для работы.
Счета в плане счетов бухгалтерского учета бывают двух видов: активные (учет движения активов предприятия) и пассивные (учет источников формирования и движения средств предприятия).
Приказ Минфина России № 209н вносит ряд дополнений к Приказу №174н, в частности, расширяет количество счетов. Последние изменения следует учитывать при ведении бухгалтерского учета в бюджетном учреждении.
Проводки в бухгалтерском учете бюджетного учреждения составляются на основании правил, представленных в инструкции к единому плану счетов. При составлении проводок необходимо руководствоваться общими правилами бухучета, применяемыми для всех типов организаций.
Проводки в бухгалтерском учете бюджета должны учитывать главный нюанс: в одной проводке нельзя использовать счета с различными источниками финансирования. В частности, недопустимо смешивать деньги, поступившие от государства и средства от собственной коммерческой деятельности. Данные счета принадлежат к двум различным сметам.
Бухгалтерский учет в бюджете строго контролируется законодательством.
Основные положения и требования к бухучету содержатся в Федеральном законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Этот документ формирует правовую основу, на которую должен опираться бухгалтер при работе со счетами.
При ведении учета нужно ориентироваться на Федеральные стандарты бухучета. В 2018 году было введено 5 стандартов. C 2019 будут действовать еще 5 новых Федеральных стандартов.
Единый план счетов для госучреждений описан в Инструкции 157н, а именно для бюджетных учреждений в Инструкции 174н.
Также бухгалтерский учет в бюджете должен принимать во внимание прочие нормативно-правовые акты, уточнения, письма и инструкции, выпускаемые государственными и муниципальными органами, уполномоченными работать с бюджетными средствами.
В своей работе бухгалтер должен опираться на общие принципы и задачи бухгалтерского учета и учитывать особенности бюджетной сферы. К ним относятся необходимость вести контроль за точным исполнением утвержденного бюджета, проведение мероприятий по поиску дополнительных доходов, а также необходимость учитывать отраслевые особенности. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях имеет более сложную систему методов и более высокий уровень контроля точности.
Общие правила ведения бухучета должны учитывать следующие принципы: законность, правильность, осмотрительность, достоверность, независимость, постоянство, доступность, уместность, сопоставимость, превосходство формы над содержанием, своевременность, денежные измерители (ФЗ № 402). Помимо этого, бухучет в бюджете должен учитывать принципы и правила работы с бюджетными деньгами.
Задачи бухгалтерского учета в бюджете:
• Формирование и предоставление контролирующим органам полных и достоверных данных о состоянии активов и движении средств на предприятии (как государственных средств, так и полученных от коммерческой деятельности);
• Своевременное предоставление необходимой (и точной) информации о ходе выполнения плана по доходам и расходам бюджетных средств;
• Своевременное предоставление необходимой (и точной) информации о ходе исполнения сметы расходов, участвующих в исполнении государственного бюджета.
Основные требования к бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях:
• Учет должен вестись только в национальной валюте (рублях);
• Учет ведется постоянно с момента регистрации предприятия;
• Содержание аналитического отчета должно соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;
• Каждая хозяйственная и инвентаризационная операция должна подлежать обязательной регистрации.
Под учет попадают все хозяйственные операции, имущественные объекты и обязательства компании.
В бухгалтерском учете в бюджетных учреждениях важна своевременность: все операции должны вовремя быть зарегистрированы и отражены.
Бухгалтерская отчетность в бюджете ведется строго на основании Плана счетов, о котором говорилось выше – все требования к отчетности прописаны в соответствующей инструкции. Действует общепринятый принцип двойной записи для всех совершенных операций предприятия: каждое изменение состояния средств, находящихся на балансе учреждения, должно быть отражено, минимум, в двух разных счетах. Все операции отражаются только по факту их совершения (метод начисления), ценности и находящиеся на балансе активы учитываются отдельно.
Что касается сроков, то тут нет существенных отличий от обычного порядка бухучета.
Периодичность отчетности в бухгалтерском учете в учреждениях:
• 1 раз в квартал (1 апреля, 1 июля и 1 октября отчетного года);
• Годовая отчетность (1 января года, следующего за отчетным).
Отчетным считается период с 1 января по 31 декабря включительно. Отчетной датой (дата, на которую составляется бухгалтерская отчетность) считается последний календарный день отчетного периода. Исключение составляют случаи, когда проводится реорганизация или ликвидация учреждения, а также случаи, когда бюджетное учреждение проходит процесс преобразования в казенное.
В бухгалтерском учете в бюджете отчетность заполняется исключительно в рублях с учетом копеек до двух знаков после запятой (использование других валют недопустимо согласно принципам работы с государственными деньгами). Документы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером, а в некоторых случаях, руководителем финансово-экономической службы бюджетного учреждения (если таковая имеется на предприятии). Эти же лица несут ответственность перед государством.
Бухгалтерская отчетность бюджетного учреждения:
• Баланс (ф. 0503730);
• Справка по заключению счетов (ф. 0503710);
• Отчет о финансовых результатах (ф. 0503721);
• Отчет о движении денежных средств (ф. 0503723);
• Справка по консолидируемым расчетам (ф. 0503725);
• Отчет об исполнении плана ФХД (ф. 0503737);
• Отчет об обязательствах учреждения (ф. 0503738);
• Пояснительная записка (ф. 0503760).
Бухгалтерский баланс бюджетного учреждения – отчет о состоянии средств предприятия, который отражает его активы и обязательства. Составляется на основании нормативно-правовых актов, применимых к конкретному типу учреждения. Основная задача баланса бюджетного учреждения в том, чтобы показать движение бюджетных средств, обеспечить контроль за их расходованием.
В балансе бюджетного учреждения реализуется принцип двусторонности: хозяйственные средства отражаются по вещественному составу и размещению (актив) и источникам формирования, целевому назначению (пассив).
В бухгалтерском учете в бюджете баланс имеет особую структуру. К активу относятся внеоборотные активы (средства для долгосрочного использования) + оборотные (средства, предназначенные для использования в ходе уставной хозяйственной деятельности) + затраты. К пассиву – собственный капитал + обязательства + доходы.
Поскольку бюджетные организации собственных средств не имеют, они покрывают все расходы за счет государственных ассигнаций и поступления специальных средств. Движение этих средств отражается в отчетности.