Бухгалтерскую отчетность госучреждения составляют по истечении квартала, полугодия и года в тех формах, которые указаны в Приказе Минфина РФ № 33н. Настоящий Приказ описывает, как правильно вести учет и осуществлять передачу бухгалтерской отчетности ответственному лицу.
Бухгалтерская отчетность дает представление о динамике финансового состояния учреждения и результатах его функционирования, а также о текущем имущественном положении. Она включает данные о прибыли и тратах за те или иные периоды относительно всех представительств, структурных подразделений и филиалов учреждения.
Все данные формируются на основании информации Главной книги бухгалтера (гроссбух) – этот сводный документ ведется в обязательном хронологическом порядке на протяжении календарного года. Также во время составления отчетности бухгалтер использует другие регистры, заполненные на основе сведений из первичной документации. При этом обязательно проводится сверка остатков и оборотов в учетах – синтетическом и аналитическом.
Бухгалтерская отчетность бюджетных учреждений можно разделить на внутригодовую и годовую. Внутригодовая включает в себя отчетность за месяц, квартал и полугодие и является промежуточной. Ее ведут с момента начала отчетного периода в порядке нарастающего итога.
Квартальная отчетность сдается по актуальным данным на 1 июля, 1 апреля и 1 октября. Отчетный период полугодия длится до 1 июля, а за годовой отчетный период принято считать календарный год: с 1 января по 31 декабря.
Для организации, которая сформировалась менее года назад, отчетность за год ведется с момента регистрации учреждения по 31 декабря.
Бюджетное учреждение, которое образовалось в течение текущего финансового года в результате изменения его организационной формы, годовую отчетность нужно вести с момента, когда было вынесено решение о замены формы организации, по 31 декабря. Например, если тип учреждения изменился 7 августа, отчетный период будет длиться с 7 августа до конца календарного года.
При преобразовании муниципального учреждения в казенное отчетный год считается с 1 января до момента смены типа учреждения. То есть, если учреждение изменило статус 10 октября, бухгалтерская отчетность за год предоставляется за период с 1 января по 10 октября.
В качестве отчетности за месяц предоставляется документ об исполнении сметы по расходам. Учреждения, которые финансируются административно-территориальными образованиями, заполняют отчет с использованием формы 1-мм. Организации, финансовые ресурсы которых поступают из федеральных учреждений, предоставляют отчет по форме 2-мфб.
Те муниципальные организации, у которых имеется доход от предоставления платных услуг или иных родов деятельности, составляют также Отчет об исполнении сметы по внебюджетным ресурсам (форма 4). Если источников внебюджетных доходов несколько, то заполняется форма 4-сводная.
В квартальную отчетность должна включаться следующая документация:
1. Справка по консолидируемым расчетам (по форме 0503725). Содержит единые сведения о прибылях и убытках, изменениях данных в капитале и динамике движения денежных ресурсов относительно консолидированных хозяйственных образований внутри учреждения.
2. Отчет об обязательствах организации (по форме 0503738). В нем содержится информация об обязательных расходах в течение финансового периода.
3. Отчет о движении финансовых ресурсов (по форме 0503723). Включает сведения о начислении и убывании различных сумм относительно тех или других видов деятельности, которая осуществляется учреждением.
4. Данные о выполнении решений суда по финансовым обязательствам (по форме 0503295).
5. Поясняющая записка к Балансу учреждения (по форме 0503760). В нее включаются такие пункты:
• содержание учетной политики, правила учета активов и расходов;
• информация об обязательствах и активах;
• оценка содержания баланса и динамики доходов;
• условные факты экономической деятельности.
Отчет за 6 месяцев долен включать в себя:
1. Справку о консолидируемых расчетах (по форме 0503725).
2. Отчет об исполнении планирования финансово-хозяйственной работы (по форме 0503737).
3. Отчет об обязательствах учреждения (по форме 0503738).
4. Поясняющая записка к Балансу учреждения (по форме 0503760).
5. Отчет о динамике денежных ресурсов (по форме 0503723).
Отчетность бухгалтерии муниципального учреждения за год содержит:
1. Баланс государственного учреждения (по форме 0503730). Описывает состояние финансов и имущества, а именно – активов, обязательств и собственного капитала.
2. Справка о консолидируемых расчетах (по форме 0503725).
3. Справка о составлении учреждением счетов бухучета настоящего финансового года (по форме 0503710).
4. Отчет об исполнении планирования по финансово-хозяйственной работе (по форме 0503737).
5. Отчет об обязательствах учреждения (по форме 0503738).
6. Отчет о финансовом исходе функционирования учреждения (по форме 0503721).
7. Отчет о динамике денежных ресурсов учреждения (по форме 0503723).
8. Поясняющая записка к Балансу учреждения (по форме 0503760).
9. Данные об исполнении решений суда по финансовым обязательствам (по форме 0503295).
Бухгалтерская отчетность бюджетных учреждений ведется с начала года в рублях, значения указываются с точностью до сотых, то есть до копеек. Отрицательные показатели учета вносятся в соответствующие графы со знаком «минус».
Данные отчетности должны содержать информацию обо всех подразделениях и отдельных филиалах учреждения. Сведения предоставляются в тот государственный орган, который взял на себя функции учредителя относительно данной организации.
Отчетную документацию подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Если отчет содержит финансовые прогнозы, планы и другую аналитическую информацию, его подписывает также руководитель отдела формирования финансового анализа.
Обычно отчетность составляют в двух одинаковых копиях: первый для учреждения и второй для учредителя. Сам документ скрепляется и оформляется в виде брошюры, а страницы нумеруются. К нему прилагается сопроводительная бумага с описанием тех видов документов, которые включены в отчетность, и указанием соответствующих страниц.
Отчетность можно оформлять как на бумаге, так и в электронном формате. В первом случае датой подачи отчетности считается день личного обращения ответственного представителя организации к учредителю с предоставлением ему отчета, во втором – дата отправки отчета с помощью телекоммуникационной связи.
Если отчетность имеет электронный формат, он обязательно должен отвечать стандартам, утвержденным финансовыми органами.
Отчетность в бумажной форме передается учредителю представителем бюджетного учреждения. Учредитель ставит на экземпляре, принадлежащем учреждению, отметку с датой принятия отчетности и подписью. Если отчет был представлен в электронном виде, высылается уведомление о принятии, также электронное.
Руководитель имеет право передавать ведение бухгалтерской отчетности учреждения в отдел централизованной бухгалтерии.
В данном случае документация бухгалтерии подписывается тремя лицами:
• руководителем учреждения;
• руководителем централизованной бухгалтерии;
• главным бухгалтером.
Данные отчетности может предоставлять учредителю непосредственно централизованная бухгалтерия, без участия руководителя бюджетного учреждения.
Если сам учредитель или руководитель организации, подающей отчет, выявили в бухгалтерской информации ошибки (в том числе по итогам камеральной проверки), от учреждения подается новая отчетность с исправленными ошибками. К этой отчетности добавляют сопроводительное письмо со списком внесенных поправок. Если ошибки обнаружились в процессе камеральной проверки, прилагается также копия соответствующего уведомления.
Если относительно учреждения вынесено решение о ликвидации, реорганизации, слиянии с другим предприятием, преобразовании или разделении, необходимо сформировать бухгалтерскую отчетность на момент изменения статуса учреждения и подготовить следующую документацию:
• ликвидационный баланс бюджетного учреждения (по форме 0503830);
• отчет об обязательствах учреждения (по форме 0503738);
• справку о консолидируемых расчетах учреждения (по форме 0503725);
• отчет об исполнении планирования по финансово-хозяйственной работе (по форме 0503737);
• отчет о финансовом исходе функционирования учреждения (по форме 0503721);
• пояснительный документ к Балансу учреждения (по форме 0503760);
• справка о составлении счетов бухгалтерского учета настоящего финансового года (по форме 0503710).
Бухгалтерская отчетность формируется согласно общим правилам ее ведения, установленным Минфином, но с учетом нижеперечисленных особенностей:
1. Отчетность предоставляется двум ответственным лицам: учредителю, в ведомстве которого находилось данное учреждение до момента изменения его типа, а также учредителю, ответственному за организацию с новым статусом (расформированную или присоединенную к другой).
2. Данные, предоставляемые в отчетности учреждения, подлежащего ликвидации или реорганизации, должны быть подтверждены в ходе инвентаризации активов.
3. В текстовый раздел поясняющей записки к Балансу учреждения нужно включить сведения о правопреемственности в отношении всех обязательств реорганизуемого или ликвидируемого предприятия.